Databeskyttelse

1. Persondatapolitik

1. Indledende bemærkninger og formål

1.1. Hos CAMA vil vi løbende behandle forskellige persondata om dig. Vi er derfor forpligtede til at orientere om, hvilke oplysninger vi indhenter, registrerer, videregiver og i øvrigt behandler.
1.2. Formålet med behandlingen af dine oplysninger er overordnet set administration af dit lejeforhold i henhold til de gældende regler herfor.

2. Dataansvar

2.1. CAMA i Svendborg er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles i forbindelse med lejeforholdet, og CAMA har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.

3. Behandling af persondata relateret til dit lejeforhold

3.1. Da du oprettede en ansøgning, registrerede vi en række forskellige personoplysninger om dig, der som udgangspunkt stammede fra dig selv. Disse oplysninger opbevarer vi, justerer vi og behandler løbende, så længe du har et lejeforhold i en af CAMAs boliger.

3.2. Vi registrerer bl.a. identifikationsoplysninger, herunder dit navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Der registreres desuden ansøgernummer samt oplysninger om husstandens størrelse og sammensætning, herunder antal af hjemmeboende børn og eventuelle værgeforhold mv.

3.3. Herudover registreres oplysninger om, hvorvidt boligen er blevet anvist af kommunen, om der modtages økonomisk støtte til lejen fra kommunen, eller om du har et kommunalt beboerindskudslån.

3.4. Da du bor i en almen ungdomsbolig, hvor lejeforholdet er betinget af, at du er under uddannelse, indhenter og behandler vi også oplysninger om din uddannelsesmæssige status.

3.5. Grundlaget for de oplysninger, vi behandler under punkterne 3.1 – 3.4, er, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med os. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

3.6. Herudover beder vi om samtykke til at behandle dit personnummer (CPR-nummer). Dette sker, da vi har behov for at kunne identificere dig, dels grundet det løbende mellemværende mellem os, dels af praktiske og administrative hensyn. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.

3.7. Der er en række situationer, hvor vi som boligorganisation må behandle oplysninger om dine økonomiske forhold. Dette kan f.eks. være oplysning om, at du har fået støtte til betaling af beboerindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse, eller om forfalden gæld til boligorganisationen. Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

3.8. Der kan også være nødvendigt, at vi behandler oplysninger om, at du er syg, hvis du bliver forsinket i din uddannelse, eller hvis du ønsker at indgå en aftale om fremleje pga. midlertidigt fravær fra boligen i medfør af almenlejelovens § 65, stk. 1, og lejelovens § 70, stk. 1.

3.9. Vi kan også behandle oplysninger om, at du har særlige behov, herunder en funktionsnedsættelse, der gør det påkrævet, at boligen er særlig indrettet hertil. Sådanne oplysninger kan behandles med henblik på at afklare, om du lever op til de kriterier, der i visse tilfælde giver dig fortrinsret til en bolig eller berettiger den boligsøgende til en bolig med særlig indretning.

3.10. Ifølge lovgivningen har vi som boligorganisation mulighed for at modtage oplysninger om strafbare forhold i vores afdelinger, som en beboer har indgået inden for eller med virkning i det boligområde, som den pågældende bor i, eller mod en ansat i boligorganisationen. Politiet må videregive sådanne oplysninger, når dette er nødvendigt som led i en tryghedsskabende indsats. Retsgrundlaget er almenboligloven.

3.11. Oplysninger om strafbare forhold kan endvidere behandles, hvis lejeaftalen hæves.

3.12. Klagesager: CAMA vurderer klager fra lejere og agerer i fornødent omfang over for de lejere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. I forbindelse med klagesager behandler vi en række personoplysninger elektronisk.

4. Anden behandling af persondata, herunder modtagere og videregivelse af disse

4.1. Vaskekort/vaskebrik

• På kollegier med fælles vaskeri får du i forbindelse med din indflytning udleveret en vaskebrik (Nordtech).

• Nordtech har adgang til alle vaskeritransaktioner elektronisk via deres server.

4.2. Vand

• n/a

4.3. Varme

• På kollegier med individuel varmemåling udarbejdes varmeregnskab af Ista, der har adgang til alle målinger via deres server, herunder også oplysninger om ind- og udflytningsdatoer.

4.4. El

• Vi videregiver oplysninger om navn, bopæl og ind- og udflytningsdato på alle kollegier.

• På kollegier med individuel måler sker det til SEF og Ista.

• På øvrige kollegier sker det alene til Ista.

4.5. Låsebrik

• På kollegier med elektroniske dørlåse til dit lejemål og/eller kælderrum og fælleslokaler, vil du i forbindelse med din indflytning få udleveret en låsebrik, der aktiverer de elektroniske låse.

• Det bliver registreret i en elektronisk log, hvor og hvornår du bruger din låsebrik.

• Administrative medarbejdere har adgang til loggen og er underlagt strenge pålæg om ikke at følge enkeltpersoners aktiviteter.

• De registrerede oplysninger vil kun blive brugt i helt særlige tilfælde, fx indbrud og tyveri.

4.6. Internet

• Vi videregiver dit navn, adresse og e-mailadresse til internetleverandøren, så de kan tilslutte dit lejemål til internettet.

4.7. IT og opbevaring

• Visse oplysninger opbevares hos vores databehandler i forbindelse med drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (fx backup, hosting af hjemmeside mv.).

• Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandler) er undergivet reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, og der er indgået databehandleraftale, der sikrer, at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde.

4.8. Videregivelse af klager over brud på beboerreglement

• Oplysninger fra klagesager kan tilgå beboerklagenævn, huslejenævn og boligret.

• Der henvises i den forbindelse til vores politik om behandling af personoplysninger i forbindelse med husordensklager, som er tilgængelig på CAMAs hjemmeside.

4.9. Advokatbistand

• Dine personoplysninger kan gives til vores advokater eller andre i forbindelse med løsning af konkrete sager, hvor du er involveret.

4.10. Kommunen

• I visse tilfælde er boligorganisationen forpligtet til at videregive personoplysninger til kommunen, fx hvis en beboer, der har fået anvist bolig af kommunalbestyrelsen, er i restance, og boligorganisationen sender påkrav.

• Kommunalbestyrelsen skal underrettes om påkravet og ved udsættelsessager.

5. Fraflytning og videregivelse af data

5.1. I forbindelse med opsigelsen af dit lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen. Dette sker bl.a. for at kunne dokumentere baggrunden.

5.2. Lovgivningen giver udlejer mulighed for at hæve lejeaftalen i tilfælde af manglende betaling, brud på god skik og orden eller strafbare forhold, jf. almenlejeloven og lejeloven.

5.3. Almenboligloven giver mulighed for videregivelse af personoplysninger mellem boligorganisationer som led i tryghedsskabende indsats.

5.4. Ved opsigelse af din bolig videregives dit telefonnummer til interesserede lejere.

6. Offentliggørelse

6.1. Vi offentliggør ikke oplysninger om vores lejere eller andre beboere. Der kan dog ske offentliggørelse af harmløse situationsbilleder i forbindelse med arrangementer, som CAMA eller kollegiet afholder.
6.2. Hvis du er medlem af en afdelingsbestyrelse eller organisationsbestyrelse, offentliggøres dit navn samt eventuelle referater med personoplysninger på CAMAs hjemmeside.

7. Opbevaringsbegrænsning

7.1. CAMA gemmer oplysninger om beboere i 5 år efter lejeforholdets ophør. Kun relevante medarbejdere har adgang til oplysningerne.
7.2. For personfølsomme oplysninger (helbredsoplysninger) har kun få medarbejdere adgang.
7.3. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, vurderer vi betingelserne og gennemfører ændringer eller sletning hurtigst muligt.

8. Dine rettigheder

8.1. Du har ret til indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (artikel 15).
8.2. Du har ret til berigtigelse af dine oplysninger (artikel 16).
8.3. Du har ret til sletning af dine oplysninger (artikel 17).
8.4. Du har ret til begrænsning af behandling (artikel 20) og til at gøre indsigelse mod behandling (artikel 21).
8.5. Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk
8.6. Hvis du ikke er enig i vores afgørelse vedrørende din indsigelse, kan du klage til Datatilsynet.

9. Kontaktoplysninger

9.1. CAMA

• Tinghusgade 28

• 5700 Svendborg

• Tlf.: 62 22 05 13

• E-mail: admin@cama-kollegierne.dk

9.2. Datatilsynet

• Borgergade 28, 5.

• 1300 København K

• Tlf.: 33 19 32 00

2. Retningslinjer for sletning af personoplysninger

1. INDLEDNING

1.1 Disse retningslinjer omhandler Cama-kollegiernes retningslinjer for sletning.
1.2 Retningslinjerne er opbygget således, at der under punkt 2-3 er en række indledende bemærkninger om slettepligten.
1.3 Derefter følger vores slettepolitik under efterfølgende punkter samt skemaer med konkrete slettefrister i bilag 1.
1.4 Hos Cama-kollegierne behandles der personoplysninger i en række forskellige situationer. Dette drejer sig bl.a. om:

• jobansøgere

• medarbejdere

• tidligere medarbejdere

• personer opnoteret på venteliste

• nuværende beboere i almene boliger

• tidligere beboere

2. GENERELT OM SLETNING

2.1 I medfør af databeskyttelseslovgivningen må personoplysninger alene opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere personerne i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende behandles.
2.2 Det vil med andre sige, at Cama-kollegierne har pligt til at slette personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige at opbevare mv. Cama-kollegierne er desuden som dataansvarlig virksomhed forpligtet til at kunne påvise, at Cama-kollegierne lever op til princippet om opbevaringsbegrænsning.
2.3 Personoplysninger, der defineres som enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person, kan alene behandles lovligt, hvis:
i. dette sker til opfyldelse af et nødvendigt, rimeligt, legitimt og sagligt formål,
ii. behandlingen ikke går ud over, eller oplysningerne behandles i længere tid end, hvad formålet tilsigter, og
iii. der foreligger et hjemmelsgrundlag for behandlingen af den relevante personoplysning, herunder samtykke, opfyldelse af en kontrakt, retlig forpligtelse, interesseafvejning etc.
2.4 Personoplysninger må derfor ikke opbevares på Cama-kollegierne i en form, der gør det muligt at identificere de registrerede i et længere tidsrum, end hvad der er nødvendigt til opfyldelse af det/de formål, som de pågældende personoplysninger var indsamlet til.
2.5 Når der skal foretages sletning af personoplysninger, skal Cama-kollegierne ligeledes sikre, at sletningen kan betegnes som ”fuldstændig”, hvorfor den pågældende personoplysning ikke må kunne genskabes.
2.6 Sletning af personoplysninger betyder således i praksis, at personoplysninger uigenkaldeligt fjernes fra alle de medier, hvor de er eller har været gemt, og personoplysninger på ingen måde kan genskabes. Dette gælder for samtlige medier, der har været i anvendelse ved den pågældende databehandling.

3. HVEM ER FORPLIGTET TIL AT SLETTE

3.1 Dette betyder med andre ord, at løsninger, hvor personoplysninger bliver gjort ikke-læsbare eller ikke-tilgængelige ved fx at fjerne rettigheder til at tilgå oplysningerne, ikke er ”sletning” i lovens forstand.
3.2 Det samme gælder løsninger, hvor der ved ”sletning” alene er tale om, at referencer til filer fjernes. Når referencer til filer fjernes, er der ikke længere umiddelbart adgang til personoplysningerne, men disse er ikke slettet.
3.3 Sådanne personoplysninger kan med den rigtige viden og/eller værktøjer genskabes og indebærer, at der ikke er tale om sletning.
3.4 Cama-kollegierne er dataansvarlig i relation til behandlingen af personoplysninger, hvis de afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af de omhandlende personoplysninger.
3.5 Dette indebærer, at Cama-kollegierne skal efterleve – samt dokumentere efterlevelse – af at personoplysningerne ikke opbevares i længere tid end nødvendigt.

4. SYSTEMER OG ARKIVER MV.

4.1 Ifølge Datatilsynets praksis kan der af persondatalovgivningens sletteregler ikke udledes en pligt til løbende at gennemgå samtlige sager, dokumenter mv. med henblik på at sikre, at der ikke opbevares konkrete personoplysninger i strid med persondatalovgivningen, så længe der er procedurer, som sikrer, at der sker sletning i overensstemmelse med de fastsatte frister.
4.2 Cama-kollegiernes procedurer skal sikre, at der sker sletning i overensstemmelse med de frister, der er fastsat, og følgende retningslinjer skal derfor følges.
4.3 Hvis Cama-kollegierne benytter databehandlere til behandling af personoplysninger, skal det sikres, at den pågældende databehandler underlægges tilsvarende opbevaringsbegrænsninger. Dette sker i forbindelse med indgåelse af databehandleraftaler.

5. SLETNING AF OPLYSNINGER I FORBINDELSE MED REKRUTTERING

5.1 Formålet med ansættelsesprocedurerne er at finde den rigtige kandidat til besættelse af en stilling hos os. Som led i denne proces behandler vi personoplysninger om kandidaterne.
5.2 For kandidater, der opnår ansættelse hos os, overgår de indhentede personoplysninger til sædvanlig personaleadministration, og de opbevares som andre medarbejderoplysninger, jf. punkt 6 nedenfor.
5.3 For kandidater, der ikke opnår ansættelse hos os, skal personoplysningerne hos kandidaten slettes hurtigst muligt og senest 6 måneder efter afslutning på ansættelsesprocessen.

6. SLETNING AF OPLYSNINGER TIL BRUG FOR PERSONALEADMINISTRATION

6.1 De personoplysninger, Cama-kollegierne bruger til at administrere medarbejderens ansættelsesforhold, skal som udgangspunkt først slettes efter medarbejderen er fratrådt.
6.2 Hos Cama-kollegierne slettes sådanne personoplysninger almindeligvis senest 5 år fra udgangen af det regnskabsår, hvor medarbejderen er fratrådt.
6.3 Personfølsomme oplysninger vil blive slettet senest et år efter medarbejderen er fratrådt.
6.4 Særligt om fratrådte medarbejderes e-mailkonti: Disse holdes alene aktive så længe, der er et sagligt formål hermed. På Cama-kollegierne skal fratrådte medarbejderes e-mailkonti lukkes senest 12 måneder efter fratræden.

7. SLETNING AF OPLYSNINGER TIL BRUG FOR BOGFØRINGSMATERIALE

7.1 For at kunne foretage udbetalinger til medarbejderen, herunder – men ikke begrænset til – løn, ferie, bonus, pension og udlæg, behandles medarbejderens personoplysninger af Cama-kollegierne. Sådant regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører, jf. bogføringslovgivningen.
7.2 For at kunne foretage opkrævninger og udbetalinger til beboere – men ikke begrænset til – husleje og depositum, behandles beboerens personoplysninger af Cama-kollegierne. Sådant regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører, jf. bogføringsloven.

8. SLETNING AF PERSONOPLYSNINGER OM BEBOERE

8.1 Vi anser hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i forbindelse med udlejning af beboernes bolig, herunder at vi har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget for et sagligt formål.
8.2 De data, vi bruger til at administrere lejeforholdet, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet, efter beboeren er fraflyttet. Dette vil almindeligvis være 5 år fra udgangen af det regnskabsår, hvor beboeren er fraflyttet.
8.3 Øvrige oplysninger om beboeren, som ikke er nødvendige for administrationen af lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er sagligt behov for fortsat opbevaring eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

9. DEN TEKNISKE FREMGANGSMÅDE

9.1 Sletning sker typisk ved destruktion/makulering (fysiske dokumenter) eller ved overskrivning af alle dataområder (elektroniske oplysninger).

10. ANONYMISERING

10.1 Som alternativ til sletning kan vi i stedet vælge at anonymisere den pågældende personoplysning, hvilket betyder, at personoplysninger falder udenfor databeskyttelseslovgivningens anvendelsesområde og dermed opbevaringsbegrænsningen.
10.2 Enhver anonymisering af personoplysninger skal drøftes med den it-ansvarlige, der kan sikre det tekniske grundlag for fuldstændig anonymisering.

11. DEN REGISTREREDES RET TIL SLETNING MV.

11.1 Uanset ovenstående har den Registrerede ret til at anmode om sletning af deres personoplysninger fra alle systemer og arkiver på Cama-kollegierne.
11.2 Hvis en sådan anmodning modtages, skelnes der mellem:

• Jobansøgere, medarbejdere eller tidligere medarbejdere (herefter ”HR-anmodning”)

• Personer opnoteret på venteliste, nuværende beboere i almene boliger eller tidligere beboere (herefter ”Beboeranmodning”).
  11.3 En HR- eller beboeranmodning skal videresendes til admin@camakollegierne.dk, som vil behandle anmodningen fra den registrerede.

12. UNDTAGELSER FRA OVENSTÅENDE RETNINGSLINJER OM SLETNING

12.1 Uanset ovenstående procedurer mv. samt bilag 1 kan der være konkrete omstændigheder, som gør, at vi er nødsaget til at opbevare personoplysningerne i længere tid end ellers angivet.
12.2 Dette kan fx være som følge af de konkrete omstændigheder, der er knyttet op på et bestemt projekt, hvor offentlige myndigheder fx kræver, at dokumentation for løn- og arbejdsvilkår opbevares i en bestemt periode.
12.3 Derudover kan konkrete omstændigheder indebære, at personoplysninger ikke er omfattet af nærværende retningslinjer, herunder fx:

• Verserende retssager anlagt af eller mod Cama-kollegierne, hvor oplysningerne indgår i det materiale, der er nødvendigt for at føre sagen.

• Verserende arbejdsskadesager, som foregår efter medarbejderen er fratrådt.

• Andre verserende sager med myndigheder, herunder nævnssager, tilsynssager, politianmeldelser, hvor det er nødvendigt at behandle personoplysninger.

13. AJOURFØRING

13.1 Denne procedure tages op til revision, når det vurderes rimeligt.

Bilag 1: Oversigt over slettefrister

3. Behandling af personoplysninger ifb. med husordensklager hos CAMA-kollegierne

1. Indledning

1.1 CAMA-KOLLEGIERNE er forpligtet til, at der hersker god ro og orden i vores afdelinger. Vi behandler klager fra lejere, således at vi i fornødent omfang kan agere over for de lejere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. Reglerne for god skik og orden følger bl.a. kollegiernes husordener og lejelovgivningen.

1.2. I forbindelse med vores håndtering af klagesager behandler vi en række personoplysninger elektronisk. Vi er derfor forpligtede til at orientere om, hvilke oplysninger vi indhenter, registrerer eller i øvrigt behandler, og formålet hermed mv.

​2. Formål mv.

2.1. Hvis en beboer ønsker at klage over en anden lejer, bliver klageren bedt om at opgive en række personoplysninger. Oplysningerne er nødvendige for, at vi kan oprette en klagesag og tage stilling til det, der klages over. Vi skal endvidere bruge oplysningerne, så vi eventuelt kan kontakte klager om sagen, og det videre forløb.

2.2. Derudover behandler vi selvsagt oplysninger om den beboer, der klages over, samt eventuelle vidner. Oplysningerne er nødvendige for, at vi kan oprette en klagesag og tage stilling til det, der klages over. Vi skal endvidere bruge oplysningerne, så vi eventuelt kan kontakte den indklagede om sagen og det videre forløb.

3. Personoplysninger og behandlingsgrundlag

3.1 Som led i håndteringen af klagesager behandler vi følgende oplysninger om klager og eventuelle vidner:
□ Navn
□ Adresse
□ Email-adresse
□ Telefonnummer
□ Dato/tidspunkt for hændelsen, der klages over
□ Øvrige oplysninger relateret til hændelsen, der klages over

3.2. Om indklagede behandler vi oplysninger om:
□ Navn
□ Adresse
□ Dato/tidspunkt for hændelsen, der klages over
□ Øvrige oplysninger relateret til hændelsen, der klages over

3.3. Retsgrundlaget
Den overordnede juridiske ramme for husordensklager findes i almenlejeloven og lejeloven. Tilsidesættelse af husordenen kan bl.a. medføre en advarsel, at sagen indbringes beboerklagenævnet eller huslejenævnet, at lejeforholdet gøres betinget eller – i yderste konsekvens – at lejeforholdet ophæves. Det er derfor nødvendigt for Cama-kollegierne at behandle personoplysninger, der er nævnt under 3.3.2 og 3.3.3 for at afgøre, om et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

3.3.1. Retsgrundlaget for behandling af almindelige personoplysninger (fx oplysninger om navn og adresse, støjgener, tidspunkt for episoden, oplysninger om vidners identitet) er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Cama-kollegierne forfølger den legitime interesse, at behandlingen er nødvendig for at afgøre, om et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

3.3.2. Retsgrundlaget for Cama-kollegiernes behandling af oplysninger om strafbare forhold (fx voldsepisoder) er databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.

4. Kategorier af modtagere

4.1 Oplysningerne kan tilgå beboerklagenævnet, hvis sagen indbringes herfor. Ligeledes vil oplysningerne eksempelvis kunne tilgå boligretten, der bl.a. kan tage stilling til, om opsigelsen af et lejemål er berettiget. Retsgrundlaget er det samme som nævnt under punkt 3.3. ovenfor.

4.2. Oplysningerne fra klagesagen kan videregives til behandling af afdelingsbestyrelsen/beboerrådet, hvis det skønnes mest hensigtsmæssigt for en sags opklaring. Afdelingsbestyrelsen/beboerrådet behandler klagesager under lukkede døre med absolut diskretion. Retsgrundlaget er det samme som nævnt under punkt 3.3. ovenfor.

4.3. Personoplysningerne kan tilgå vores advokater. Det kan f.eks. være, hvis Cama-kollegierne har brug for juridisk bistand i en konkret sag, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges. Retsgrundlaget er i så fald det samme som nævnt under punkt 3.3. ovenfor.

5. Sletning

5.1. Med mindre det vurderes, at en klage er grundløs, vil klagesagen blive opbevaret så længe det er nødvendigt. Klagesagerne slettes senest samtidig med, at personoplysningerne relateret til det specifikke lejemål slettes.

5.2. Vi sletter dog ikke oplysninger, hvis vi er forpligtede efter lovgivningen til at opbevare dem, eller hvis det er nødvendigt af hensyn til retskrav mv., fx i forbindelse med en verserende sag ved boligretten eller som følge af økonomiske udeståender med indklagede.

6. Rettigheder mv.

6.1. Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger.

6.2. Du har i den forbindelse ret til at:
□ anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger vi har indsamlet og brugt i vores behandling af klagen (jf. databeskyttelsesforordningens artikel 15)
□ anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (jf. artikel 16)
□ anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (jf. artikel 17)
□ anmode om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (jf. artikel 18)
□ anmode om dataportabilitet, i det omfang dette måtte blive aktuelt (jf. artikel 20)
□ gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (jf. artikel 21)

6.3. Dine personoplysninger vil blive behandlet med den fornødne sikkerhed og fortrolighed i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 32, og oplysningerne vil alene være tilgængelige for et begrænset antal medarbejdere, for hvem adgangen til personoplysningerne er nødvendig og relevant.

6.4. Det bemærkes, at klagere ikke på forhånd kan garanteres anonymitet. Selv når sagen behandles internt i Cama-kollegierne, vil den der klages over, kunne få oplyst, hvorfra oplysningerne i klagesagen stammer. Det vil herefter bero på en konkret vurdering, om Cama-kollegierne kan undtage klagers eller eventuelle vidners navne.

6.5. Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

6.5.1. Du har som nævnt ret til at gøre indsigelse over vores behandling af dine personoplysninger, og du kan – hvis du ikke er enig i vores afgørelse i forhold til din indsigelse – klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet (se kontaktoplysninger nedenfor).

7. Kontaktoplysninger

7.1. Cama-kollegiernes kontaktoplysninger:
Cama-kollegierne
Tinghusgade 28, 5700 Svendborg
Tlf. 62 22 05 13

E-mail: admin@Cama-kollegierne.dk

7.2. Datatilsynets kontaktoplysninger:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk

4. Behandling af personoplysninger i rekrutteringsprocessen

1. 1.1. Når du søger en ledig stilling hos Cama-kollegierne skal du være opmærksom på, at vi som dataansvarlig registrerer og indsamler oplysninger om dig. I det følgende beskrives, hvordan vi behandler din ansøgning og hvilke oplysninger vi indsamler, herunder hvilken praksis vi almindeligvis følger.
   1.2. Fordi vi registrerer dine oplysninger elektronisk, har du nogle rettigheder. Dem informerer vi også om nedenfor. Derudover kan du finde vores kontaktoplysninger mv. nedenfor.
   1.3. Vi vil i det følgende henvise til forskellig lovgivning, fordi vi er forpligtet hertil. Dette gælder navnlig forordning nr. 2016/679 om beskyttelse af personoplysninger (der i det følgende benævnes ”databeskyttelsesforordningen”) samt lov om supplerende bestemmelser til forordning nr. 2016/679 om beskyttelse af personoplysninger (der i det følgende benævnes ”databeskyttelsesloven”).

2. Modtagelse af ansøgninger

   2.1. Når vi modtager din ansøgning, får du en bekræftelse på, at vi har modtaget den. Når vi gennemgår ansøgningerne, udvælger vi, hvem vi indkalder til samtale. Dette valg baseres på dine kvalifikationer i forhold til stillingen eller stillingerne.
   2.2. Indkaldelsen til samtalen sker via e-mail eller telefon.

3. Indhentelse af oplysninger

   3.1. Som led i rekrutteringsprocessen modtager og behandler vi de oplysninger, du har anført i din ansøgning, dit CV og eventuelle andre bilag.
   3.2. Det kan også være, at vi beder dig om selv at sende nogle flere oplysninger. De oplysninger, vi i denne forbindelse indhenter, vil inkludere oplysninger om dit virke ved tidligere arbejdspladser, herunder oplysninger relateret til arbejdsopgaver, kompetencer og performance samt oplysninger om personlig fremtræden og samarbejdsevner samt oplysninger om dig, i det omfang vi skønner disse oplysninger er relevante for at vurdere din ansøgning.
   3.3. Derudover vil vi ofte søge yderligere oplysninger om den ansøger eller de ansøgere, som vi skønner, er bedst kvalificeret. I den forbindelse søger vi i relevant omfang tilgængelige oplysninger fra internettet, herunder de sociale medier.
   3.4. Retsgrundlaget for at behandle ovennævnte personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, da det vil være nødvendigt at indsamle de pågældende personoplysninger for at kunne udarbejde en eventuel ansættelsesaftale. Derudover kan vi behandle ovennævnte personoplysninger baseret på databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger den legitime interesse, at behandlingen af oplysningerne er nødvendige for, at vi kan vurdere din person og dine kompetencer i forhold til stillingens indhold, og idet dine interesser i, at vi ikke kan behandle oplysningerne, ikke overstiger vores legitime interesse. Dette gælder også i de situationer, hvor de relevante oplysninger om dig er offentligt tilgængelige.

4. Referencer

   4.1. Hvis vi gerne vil søge om dig hos din nuværende eller tidligere arbejdsgiver via referenceindhentning, anmoder vi dig om samtykke hertil først.
   4.2. De oplysninger, vi i denne forbindelse kan indhente, vil – medmindre vi konkret oplyser dig om andet – inkludere følgende kategorier: Oplysninger om virke ved tidligere arbejdspladser, herunder oplysninger relateret til arbejdsopgaver, kompetencer og performance, personlig fremtræden og samarbejdsevner samt baggrunden for, at du ikke længere er eller ikke længere ønsker at være tilknyttet den pågældende arbejdsgiver.
   4.3. Retsgrundlaget er det samtykke, du afgiver til brug for referenceindhentelsen. Retsgrundlaget er dermed databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

5. Samtaler

   5.1. I rekrutteringsprocessen gennemfører vi samtaler, hvor fokus er på både din faglige og personlige kompetencer, jobbets udfordringer samt Cama-kollegierne som arbejdsplads.
   5.2. Vi noterer nogle af de oplysninger, som kommer frem under samtalen/samtalerne. Det er kun de oplysninger, der er relevante, som vi benytter ved vurderingen af, om du skal tilbydes en stilling.
   5.3. Retsgrundlaget for at behandle ovennævnte oplysninger er enten databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (idet det vil være nødvendigt at indsamle de pågældende personoplysninger for at kunne udarbejde en eventuel ansættelsesaftale) eller databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger den legitime interesse, at behandlingen af oplysningerne er nødvendige for, at vi kan vurdere din person og dine kompetencer i forhold til stillingens indhold, og idet dine interesser i, at vi ikke kan behandle oplysningerne, ikke overstiger vores legitime interesse.

6. Brug af personlighedstest

   6.1. I forbindelse med rekrutteringsprocessen benytter vi til nogle stillinger personlighedstest. Konkret kan du blive bedt om at give dit samtykke hertil.
   6.2. Testen gennemføres typisk under første samtale med dig. Formålet med testen er at belyse dine personlige kompetencer, så vi har et udgangspunkt for en dialog om dine personlige ressourcer, styrker og svagheder.
   6.3. Testen vil aldrig stå alene, men indgå i det samlede grundlag for udvælgelsen af den rette kandidat til stillingen.

7. Straffeattest

   7.1. I forbindelse med rekrutteringsprocessen benytter vi os nogle gange af straffeattester. Hvis vi vurderer, at det vil være relevant at indhente straffeattest i forhold til den stilling, du har søgt, vil vi bede om dit samtykke hertil.
   7.2. Om der indhentes straffeattest afhænger bl.a. af hvilken stilling, der er tale om, herunder det ansvar og de beføjelser, som stillingen indebærer.
   7.3. Behandlingsgrundlaget for indhentelse af din straffeattest er det samtykke, du har givet inden indhentelsen. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, og bekendtgørelse om behandling af personoplysninger i Det Centrale Kriminalregister § 16.

8. Det videre forløb

   8.1. De ansøgere, der har været til samtale, får svar enten pr. e-mail eller telefonisk. Når vi har besat stillingen, sender vi et skriftligt afslag til alle de afviste ansøgere.
   8.2. Hvis du ender med at blive ansat hos os, vil de oplysninger, som vi har modtaget og behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen i relevant omfang blive opbevaret på personalesagen i henhold til vores retningslinjer herfor. Du orienteres i så fald om vores politik om behandling af personoplysninger om medarbejdere hos Cama-kollegierne.
   8.3. Hvis du får afslag på din ansøgning, vil vi hurtigst muligt – og som udgangspunkt senest 6 måneder efter, at du har modtaget afslaget – slette de oplysninger, som vi har modtaget og behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, medmindre der er særlige forhold, der gør, at du og vi aftaler, at vi gemmer dit ansøgningsmateriale i længere tid.

9. Information om dine rettigheder mv.

   9.1. Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af din ansøgning og dine personoplysninger.
   9.2. Du har i den forbindelse ret til at:
   □ anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger vi har indsamlet og brugt i vores behandling af klagen (se databeskyttelsesforordningens artikel 15)
   □ anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (se artikel 16)
   □ anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (se artikel 17)
   □ anmode om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (se artikel 18)
   □ anmode om dataportabilitet i det omfang, dette måtte blive aktuelt (se artikel 20)
   □ gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (se artikel 21)
   9.3. Personoplysninger, der indsamles som led i rekrutteringsprocessen, vil blive behandlet med den fornødne sikkerhed og fortrolighed i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 32, og oplysningerne vil alene være tilgængelige for et begrænset antal medarbejdere, for hvem adgangen til personoplysninger er nødvendig og relevant.
   9.4. Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.
   9.5. Du har ret til at klage til os over behandlingen af dine personoplysninger, og hvis du ikke er enig i vores håndtering af sagen, kan du klage over os til Datatilsynet (se kontaktoplysninger nedenfor).

10. Kontaktoplysninger

    10.1. Cama-kollegiernes kontaktoplysninger er:
    Cama-kollegierne
    Tinghusgade 28, 5700 Svendborg
    Tlf. 62 22 05 13
    E-mail: admin@Cama-kollegierne.dk

10.2. Datatilsynets kontaktoplysninger er:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk